E-Document là hệ thống quản lý tài liệu và phê duyệt tờ trình cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Trình ký, phê duyệt, đóng dấu điện tử lên PDF, phân phối và lưu trữ đều nằm trên một màn hình. Duyệt được ngay trên điện thoại, và dữ liệu đặt trong nước.
Tờ trình và tài liệu trên một hệ thống
Con dấu điện tử và ghi chú trên PDF
Dữ liệu đặt tại Việt Nam, do bạn chọn nơi lưu
Giao diện tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng NhậtTài liệu xem được ngay sau khi gửi biểu mẫu. Muốn dùng thử môi trường demo, bạn chỉ cần liên hệ với chúng tôi.
Doanh nghiệp tại Việt NamTrong nước và FDI, mọi quy mô
Dữ liệu ở trong nướcMáy chủ công ty hoặc VPS tại Việt Nam
Đội ngũ tại TP. Hồ Chí MinhPhát triển và bảo trì bởi HARO VN
Hỗ trợ bằng tiếng ViệtTrao đổi trực tiếp, không qua trung gianTờ trình giấy, con dấu, hồ sơ không biết đang nằm ở đâu.
Doanh nghiệp càng nhiều phòng ban và nhiều chi nhánh thì thời gian chờ càng dài.
Một chữ ký cần đi qua nhiều phòng ban. Hồ sơ in ra, ký, đóng dấu rồi lại cầm tay sang bộ phận kế tiếp.
Người trình phải gọi điện, nhắn tin hỏi từng phòng ban xem hồ sơ tới đâu rồi. Đến hạn mới biết là còn kẹt ở bước đầu.
Giám đốc xuống nhà máy hay đi gặp khách là tờ trình nằm yên trên bàn, tới khi về thì hồ sơ chất đống.
Trong thư mục chung là hàng loạt tệp "bản cuối", "bản cuối 2". Tài liệu đã duyệt trước đây cũng khó tìm lại.
Hợp đồng, bản vẽ, hồ sơ nhân sự là tài sản của công ty. Bạn muốn tự quyết định dữ liệu được lưu ở đâu.
Tờ trình cần công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài duyệt thì phải dịch, gửi email rồi chờ, mỗi lượt qua lại mất vài ngày.
E-Document xử lý toàn bộ chuỗi công việc trên một màn hình: từ tạo tờ trình, phê duyệt, đóng dấu, phân phối đến lưu trữ.
Ba trụ cột sau đây gỡ những điểm nghẽn nêu trên.
Bạn dựng lộ trình đúng theo quy định của công ty: mỗi bước gán phòng ban và người phụ trách, chọn tất cả cùng duyệt (AND) hoặc chỉ cần một người (OR), yêu cầu nhập lại mật khẩu khi duyệt và chỉ định bước được trả lại về.
Thư mục theo phòng ban, lịch sử phiên bản, thời hạn hiệu lực. Sau khi duyệt xong, tài liệu được phân phối tới đúng phòng ban hoặc người dùng và bạn theo dõi được ai chưa đọc.
Giao diện có tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nhật, chọn riêng cho từng người dùng. Tiện khi công ty có chuyên gia nước ngoài hoặc người duyệt ở công ty mẹ cùng tham gia quy trình.
Không phải phần mềm nước ngoài đem dịch lại rồi bán sang đây.
Sản phẩm do đội ngũ tại TP. Hồ Chí Minh xây dựng và bảo trì, theo cách vận hành thực tế ở Việt Nam.
Giao diện có tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nhật, đặt riêng cho từng người dùng. Không ai phải đổi sang ngôn ngữ của người khác để làm việc.
Ngoài email gửi ngay mỗi khi có phê duyệt, từ chối hay phân phối, đúng 7:00 sáng bạn nhận một email tóm tắt toàn bộ việc đang chờ mình duyệt.
Cài trên máy chủ của chính công ty bạn, hoặc vận hành trên VPS đặt tại Việt Nam. Môi trường do chúng tôi xây dựng, tài liệu không phải gửi ra nước ngoài.
Giao diện chạy tốt trên trình duyệt điện thoại, nên lãnh đạo vẫn duyệt được khi xuống nhà máy, ra công trường hay đi tỉnh. Không cần cài ứng dụng riêng.
Hệ thống chạy trên trình duyệt web nên bạn đưa được người duyệt ở nước ngoài vào đúng bước của họ. Họ mở tài liệu từ liên kết trong email và đóng dấu.
Sản phẩm do HARO VN phát triển và bảo trì tại TP. Hồ Chí Minh. Bạn trao đổi trực tiếp bằng tiếng Việt về chỉnh sửa và hỗ trợ, không phải qua trung gian.
Từ trình ký đến phê duyệt, đóng dấu và phân phối, tất cả trên một màn hình. Toàn bộ tính năng dưới đây đã có sẵn trong phiên bản hiện hành.
Quy trình phê duyệt
Với mỗi quy trình, bạn thêm các bước và gán phòng ban cùng người phụ trách (cá nhân hoặc nhóm). Quản trị viên tự thiết lập, không cần nhờ lập trình.
Con dấu điện tử và chỉnh sửa PDF
Ở màn hình phê duyệt, PDF mở ngay trong trình duyệt và con dấu đã đăng ký cho từng người dùng được đặt lên kèm ngày đóng dấu. Bạn cũng có thể đặt việc đóng dấu là điều kiện bắt buộc để phê duyệt.
Quản lý tài liệu
Tài liệu được lưu theo cây thư mục của từng phòng ban và tự tăng phiên bản sau mỗi lần sửa đổi. Không còn cảnh "bản cuối 2" trong thư mục chung.
Phân phối và theo dõi đã đọc
Quy định, quy trình và hướng dẫn nội bộ sau khi duyệt được chỉ định nơi nhận theo phòng ban hoặc người dùng. Bạn cũng có thể phân phối cho toàn bộ nhân viên.
Bảng điều khiển và báo cáo
Ngay sau khi đăng nhập, màn hình hiển thị số lượng tài liệu Lưu tạm, Chờ duyệt, Cần duyệt, Chưa đọc và phân bố theo trạng thái.
Thông báo và bảo mật
Mỗi khi có phê duyệt, từ chối hay phân phối, email được gửi đi và bạn mở trực tiếp tài liệu từ liên kết. Đúng 7:00 sáng, bạn nhận bản tóm tắt các mục đang chờ mình duyệt, kèm thông báo tài liệu hết hạn trong tháng.
Trình tự giống hệt tờ trình giấy quen thuộc. Khác ở chỗ bạn luôn nhìn thấy hồ sơ đang dừng ở ai, bước nào.
1
Đính kèm tờ trình dạng PDF hoặc Excel, chọn quy trình rồi gửi đi. Đang làm dở thì lưu tạm.
2
Người duyệt nhận email, mở tài liệu từ liên kết và đóng dấu. Điều kiện AND/OR và việc nhập lại mật khẩu được cài theo từng bước.
3
Nếu có vấn đề, chọn bước cần trả lại, ghi lý do (bắt buộc) và gửi lại. Người trình sẽ nhận được thông báo.
4
Phân phối tài liệu đã duyệt đến phòng ban và người dùng. Bạn theo dõi được ai chưa đọc; phiên bản và thời hạn do hệ thống giữ.
Cùng một hệ thống, đặt trên VPS tại Việt Nam hoặc trên máy chủ của chính công ty bạn.
Bạn chọn theo quy định an toàn thông tin của mình; môi trường do chúng tôi xây dựng.
Chúng tôi xây dựng môi trường trên VPS đặt tại Việt Nam.
Chúng tôi xây dựng môi trường trên máy chủ của chính công ty bạn.
Về các hoạt động bảo đảm an toàn thông tin, vui lòng xem Chính sách cơ bản về an toàn thông tin.
Hai hình thức hợp đồng: mua đứt hoặc trả theo tháng. Cả hai đều tính theo khoảng số người dùng; mức giá cụ thể chúng tôi gửi trong báo giá.
| Hạng mục | Gói mua đứtMua một lần, dùng vĩnh viễn | Gói thuê baoTrả theo tháng hoặc theo năm |
|---|---|---|
| Cách tính giá | Phí bản quyền xác định theo khoảng số người dùng (dưới 50 người / 50-99 người / 100-299 người / 300-999 người / 1.000-2.999 người). Từ 3.000 người trở lên sẽ báo giá riêng | Phí hằng tháng xác định theo cùng các khoảng số người dùng đó. Từ 3.000 người trở lên sẽ báo giá riêng |
| Bảo trì và hỗ trợ | Năm đầu không tính phí bảo trì. Từ năm thứ hai, phí bảo trì hằng năm (15% phí bản quyền) bao gồm sửa lỗi, xử lý sự cố, giải đáp thắc mắc và điều chỉnh tính năng nhỏ | Phí hằng tháng đã bao gồm bảo trì và hỗ trợ tiêu chuẩn (không tính thêm phí bảo trì) |
| Khi số người dùng thay đổi | Số người dùng được xác nhận khi gia hạn bảo trì hằng năm. Nếu liên tục vượt khoảng đã ký, sẽ chuyển lên khoảng cao hơn (thanh toán phần chênh lệch) | Phí hằng tháng cố định trong thời hạn hợp đồng. Khi gia hạn sẽ xác định lại khoảng theo số người dùng đã đăng ký |
| Chi phí ban đầu | Tính riêng. Bao gồm xây dựng máy chủ và thiết lập ban đầu, thiết lập mẫu tờ trình, đào tạo ban đầu và hỗ trợ đưa vào vận hành chính thức | Tương tự (chỉ tính lần đầu) |
| Môi trường máy chủ | Chúng tôi xây dựng trên máy chủ của công ty bạn hoặc trên cloud bạn đã ký hợp đồng. Cũng có tùy chọn chúng tôi chuẩn bị cloud (tính theo tháng) | Tương tự |
| Phù hợp khi | Dự định dùng lâu dài và muốn hạn chế tổng chi phí | Muốn hạn chế chi phí ban đầu, có khả năng xem xét lại trong tương lai |
Phát triển tùy chỉnh, hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu và thiết lập mẫu bổ sung được báo giá riêng. Hiện chúng tôi áp dụng mức giá ưu đãi cho khách hàng triển khai lần đầu; mức giá này có thể được điều chỉnh trong tương lai.
Bốn doanh nghiệp khác nhau về ngành nghề và quy mô đang vận hành tại Việt Nam.
Tờ trình luân chuyển bằng giấy trước đây mất 1 tuần, sau khi triển khai E-Document chỉ còn 2-3 ngày. Thời gian cho chính thao tác phê duyệt cũng giảm một nửa.
Hệ thống chạy trên máy chủ của chính nhà máy, đúng theo quy định bảo mật nội bộ. Việc phê duyệt và lưu trữ được số hóa mà tài liệu mật không ra khỏi công ty.
Mỗi công trình có người duyệt và số bước khác nhau, xử lý bằng cách thiết lập bước cho từng quy trình. Đề xuất từ công trường được duyệt ngay trên điện thoại, và bảng điều khiển cho biết hồ sơ đang dừng ở đâu.
Những tờ trình cần công ty mẹ quyết định trước đây phải dịch rồi gửi email qua lại nhiều lượt; nay người duyệt ở nước ngoài được thêm thẳng vào bước phê duyệt. Mỗi người làm việc bằng ngôn ngữ của mình nên công sức dịch và số ngày chờ đều giảm.
Từ khảo sát đến vận hành chính thức khoảng 1 đến 2 tháng. Việc dựng môi trường và chuyển dữ liệu do chúng tôi làm.
STEP 1
Khảo sát
Chúng tôi cùng bạn rà quy định phê duyệt, cơ cấu phòng ban, lộ trình duyệt và nơi đặt hệ thống.
STEP 2
Dựng môi trường
Cài đặt hệ thống lên VPS tại Việt Nam hoặc lên máy chủ của công ty bạn.
STEP 3
Chuyển dữ liệu
Chúng tôi chuyển phòng ban, người dùng và tài liệu hiện có, dù bạn đang lưu bằng Excel hay sổ sách giấy.
STEP 4
Dùng thử
Chạy thử khoảng 1 tuần với tờ trình thực tế rồi tinh chỉnh lại thiết lập.
STEP 5
Vận hành chính thức
Bắt đầu vận hành chính thức. Chúng tôi hỗ trợ qua email và chat bằng tiếng Việt.
Từ khảo sát đến vận hành chính thức, thời gian dự kiến là 1 đến 2 tháng. Thời gian này thay đổi tùy theo phạm vi tài liệu áp dụng và khối lượng tài liệu cần chuyển đổi.
Được. Chúng tôi chuyển tài liệu, phòng ban và danh sách người dùng hiện có, tùy theo định dạng và khối lượng dữ liệu của bạn. Nếu khối lượng lớn, chúng tôi làm công cụ chuyển đổi riêng.
Chúng tôi hỗ trợ qua email và chat, bằng tiếng Việt. Đội phát triển và bảo trì đặt tại TP. Hồ Chí Minh nên bạn trao đổi trực tiếp, không qua trung gian.
Dữ liệu nằm trong nước. Bạn chọn cài đặt trên máy chủ của công ty bạn, hoặc vận hành trên VPS đặt tại Việt Nam. Trong cả hai trường hợp, chúng tôi là bên xây dựng môi trường.
Được. Bạn tự thiết lập số bước, phòng ban và người duyệt cho từng quy trình. Nếu cần thay đổi màn hình, bổ sung tính năng riêng hay kết nối hệ thống khác, chúng tôi báo giá riêng.
Bạn có thể dùng thử trên môi trường demo trong khoảng 1 tuần. Vui lòng chọn mục "Muốn sử dụng môi trường demo" trong biểu mẫu liên hệ và gửi cho chúng tôi.
Có. Giao diện có tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nhật, và ngôn ngữ được chọn riêng cho từng người dùng. Mỗi người làm việc bằng ngôn ngữ của mình trên cùng một tờ trình.
Được. Việc dựng môi trường, cài đặt và chuyển dữ liệu do chúng tôi thực hiện. Sau khi vận hành, chúng tôi hỗ trợ qua email và chat.
Có. Hệ thống chạy trên trình duyệt web nên bạn đưa được người duyệt ở nước ngoài vào các bước phê duyệt. Họ mở tài liệu trực tiếp từ liên kết trong email và duyệt bằng ngôn ngữ của mình.
Có. Màn hình tương thích với trình duyệt trên điện thoại, nên lãnh đạo vẫn duyệt được khi đi công tác hay xuống hiện trường. Không cần cài đặt ứng dụng riêng.
Tài liệu giới thiệu sản phẩm (PDF) xem được ngay sau khi gửi biểu mẫu. Muốn dùng thử môi trường demo hoặc nhận báo giá, bạn chỉ cần liên hệ với chúng tôi.
Tài liệu gồm danh sách tính năng, màn hình thực tế, bảng giá và quy trình triển khai.
Tải tài liệu (miễn phí) Liên hệ và đăng ký dùng thử demoChúng tôi trao đổi với bạn bằng tiếng Việt.
